زینب رجب بیکی
سمت :کارشناس امور ابلاغ و حق التدریس ، مسئول امتحانات
شماره تلفن : ۲۲۲۲۸۰۵۱ - ۱۷۰
شرح وظایف مسئول ابلاغ و حق التدریس
- ارسال درخواست گزارش ساعت تدریس اساتید هر رشته برای مدیران گروه ها از طریق اتوماسیون
- پیگیری تلفنی از مدیران گروه برای ارسال گزارش تدریس اساتید جهت تهیه ابلاغ تدریس
- تایپ ابلاغ برای اساتید و دانشجویان دکتری تخصصی از روی گزارش مدیران گروه و برنامه های کلاسی و امتحانی ( حدوداً ۲۲۰ ابلاغ در هر ترم)
- ارسال کلیه ابلاغ ها از طریق اتوماسیون برای معاونت آموزشی جهت تائید و مدیر گروه مربوطه (رونوشت) و اساتید داخلی از طریق اتوماسیون
- گرفتن پرینت از ابلاغ های تائید شده در اتوماسیون (دو نسخه) و ارسال ابلاغ های اساتید مدعو و دانشجویان دکتری تخصصی برای امضاء معاونت آموزشی جهت امضاء
- تحویل ابلاغ های اساتید مدعو ( برخی از ابلاغ ها بعد از رسیدن به دست استاد ، به علت تغییر تعداد واحد یا اضافه یا حذف بعضی از دروس مجدداً اصلاح شده و اصلاحیه ابلاغ از طریق اتوماسیون برای معاونت آموزشی ارسال می شود و بعد از تائید معاون آموزشی و پرینت مجدداً برای استاد ارسال می گردد).
- بایگانی یک نسخه از ابلاغ به تفکیک گروه های آموزشی
- ارسال فرم خالی حق التدریس برای اساتید جهت پرکردن مشخصات (فرم اساتیدی که کلاس آنها در ابن سینا و تحصیلات تکمیلی دانشکده تشکیل می شود به همراه لیست اساتید مشمول حق التدریس برای خانم بیدمشکی و آقای رازانی فرستاده می شود) و دادن توضیح کتبی و تلفنی به استاد برای اینکه چه مدارکی باید ارائه دهند.
- تماس با اساتید جهت تحویل مدارک مربوط به پرداخت حق التدریس و تماس با اساتیدی که فرم ها را ناقص پر کرده اند یا مدارک شان را علیرغم توضیح کتبی و شفاهی نفرستاده اند، و دادن ایمیل و شماره فکس دانشکده به اساتیدی که کلاس درس آنها در دانشکده تشکیل نمی شود تا مدارک خود را از طریق فکس یا ایمیل ارسال کنند. ( در برخی موارد برای گرفتن شماره حساب و مدرک تحصیلی یا حکم کارگزینی چندین بار با استاد تماس گرفته می شود.)
- دادن بعضی از فرم های حق التدریس به دانشجو و تاکید به بازگردادن به موقع فرم ها و پیگیری از استاد مربوطه و دانشجو به صورت تلفنی
- چک کردن ایمیل جهت مشاهده مدارک اساتید و گرفتن پرینت از آنها
- ارسال فرم های دستنویس قرارداد به همراه مدارک مربوط به هر استاد به حسابداری برای محاسبه میزان حق التدریس
- تایپ فرم های دستنویس قرارداد ( ۳ صفحه در ۲ نسخه) و ارسال مجدد برای اساتید جهت امضاء قرارداد (حدود ۱۲۰ استاد) سپس ارسال قراردادها به ترتیب به معاون آموزشی دانشکده ، مسئول حسابداری، معاون اداری مالی جهت امضاء
- درخواست از اساتید هیئت علمی مدعو دانشگاه برای ارائه نامه خارج از موظف به دانشکده و ارسال نامه استعلام حق التدریس از طریق اتوماسیون به محل خدمت برخی از اساتید هیئت علمی دانشگاه ایران و پیگیری جهت استعلام حق التدریس
- تهیه لیست مشخصات اساتید حق التدریسی و تایپ در فرم ارسالی از دانشگاه شامل (نام و نام خانوادگی ، مدرک و رشته تحصیلی استاد، عنوان پست سازمانی، محل خدمت استاد، نوع خدمت، نام درس تدریس شده و مقطع تدریس، تعداد واحد تدریس شده به تفکیک نظری، عملی ، کارآموزی )
- تبدیل واحدهای عملی به نظری و احتساب ضرایب مربوط به کارشناسی ارشد و دکتری
- ارسال یک نسخه از قراردادهای امضاء شده به همراه مدارک مربوط به هر استاد به حسابداری و بایگانی نسخه دوم به همراه مدارک کپی شده
- تهیه نامه از طریق اتوماسیون برای معاونت آموزشی دانشگاه جهت طرح در شورای آموزشی و دادن مجوز پرداخت حق التدریس
- ارسال فرم خالی گزارش تدریس اساتید بین الملل از طریق اتوماسیون برای مدیران گروه جهت گزارش تعداد واحد و دروس تدریس شده بین الملل
- پرینت گزارش های ارسال شده از طرف مدیران گروه جهت منظور نمودن برای حق التدریس
شرح وظایف مسئول امتحانات
- اطلاع رسانی به اساتید محترم جهت اعلام زمان تحویل سوالات امتحانی پایان نیمسال به واحد امتحانات
- درخواست از مدیران گروه های آموزشی جهت معرفی مراقبین جلسه امتحان و ناظرین گروه های آموزشی بمنظور حضور در جلسه امتحان
- تکثیر سوالات امتحانی پس از تحویل از اساتید مربوطه در موعد تعیین شده
- دریافت اسامی دانشجویان محروم از امتحانات پایان نیمسال از سرپرستی دروس و دانشجویان انصرافی یا مرخصی تحصیلی از کارشناسان اموزش
- تهیه صورتجلسه امتحان از سامانه سما
- هماهنگی با واحد حراست و انتظامات دانشکده بمنظور برگزاری منظم امتحانات
- برگزاری جلسات امتحانی در بازه زمانی تعیین شده از سوی معاونت آموزشی دانشگاه
- پیگیری حضور کارشناسان آموزش در هر آزمون جهت حضور و غیاب دانشجویان در جلسه آزمون
- پیگیری و هماهنگی با اساتید مربوطه، مراقبین و مسئول آموزش، جهت امضای صورتجلسه امتحانی هر آزمون در پایان هر آزمون
- تحویل پاسخ نامه های امتحانات چهارگزینه ای به واحد توسعه جهت تصحیح سیستمی
- تهیه گزارش روزانه برگزاری امتحانات و ارسال به معاونت آموزشی دانشکده
- تحویل پاسخ نامه های امتحانات، از اساتید پس از تصحیح توسط ایشان و بایگانی